Trước khi bạn tổ chức một buổi họp trực tuyến, đây là những điều bạn cần quan tâm :
• Thông báo cho tất cả những người
tham gia hội nghị truyền hình các
ngày giờ họp đã lên lịch làm việc và thời gian bắt đầu của cuộc họp.
• Gửi email hoặc chia sẻ những tài liệu
cần thiết cho người tham gia trước.
• Chỉ định một người hỗ trợ để kiểm
soát tiến trình của buổi hội nghị bằng cách làm theo chương trình, kế hoạch định
sẵn.
• Bật thiết bị hội nghị truyền hình
của bạn ít nhất hai mươi phút trước khi bắt đầu để kiểm tra chắn chắc không có
vấn đề gì xảy ra trong thời gian hội nghị.
• Có mặt tại bàn làm việc hoặc văn
phòng hội nghị của bạn phòng sớm, trước khi bắt đầu của hội nghị.
Trong thời gian diễn ra buổi hội nghị truyền hình :
• Nhìn thẳng vào máy ảnh (khi nói),
và giảm thiểu sự chuyển động của bạn.
• Nói rõ ràng và minh bạch, giọng
rõ và âm lượng bình thường.
• Nếu bạn không cần ý kiến hay
trình bày, tốt nhất là để tắt âm thanh từ microphone của bạn. (Hãy nhớ rằng
microphone của bạn là rất nhạy cảm khi tạo ra âm thanh như như giấy tờ xào xạc,
thì thầm, và cuộc trò chuyện bên ngoài)
• Không ngắt lời diễn giả khác. Người
điều khiển nên yêu cầu phản hồi lần lượt từ một địa điểm kết nối hơn từ nhiều
nơi nói cùng một lúc.
Chuẩn bị cho văn phòng hội nghị truyền hình của bạn
Âm thanh
Nên thiết kế một hệ thống âm thanh chất lượng. Giảm những tiếng
ồn đến từ máy điều hòa không khí hoặc là hạn chế tiếng ồn xung quanh từ một nguồn
không rõ.
Ánh sáng
Văn phòng họp phải được chiếu sáng từ phía trước cũng như từ
phía sau. Nếu có thể, tránh ánh sáng tự nhiên vì không thể đoán trước được ánh
sáng nhiều hay ít và có thể đổ bóng những người tham gia hội nghị.
Camera và microphone
Đặt camera ở vị trí thích hợp, vừa tầm mắt tại văn phòng chính
và các địa điểm chi nhánh khác sao cho người tham gia có thể quan sát tốt nhất.
Ngoài ra, hãy nhớ đặt microphone trong khoảng cách tốt nhất để thu phát âm
thanh trực tiếp giọng nói của những người tham gia cuộc họp.
Màn hình trình chiếu và tương tác
Hãy để màn hình không quá cao để tránh mọi người luôn phải
ngước nhìn để tham gia cuộc họp. Tùy theo khoảng cách xa gần và không gian
phòng vừa hay lớn, mà chúng ta có thể đặt màn hình sao cho mọi người cảm giác
như đang ngồi trực tiếp với nhau.
Sự vận động
Giảm thiểu các hoạt động nền không cần thiết trong cuộc họp
của bạn vì điều này có thể làm mất tập trung cho bạn cũng như cho những người
tham gia khác. Ngoài ra, nói rõ ràng, và cố gắng tránh nói nhanh chóng và thực
hiện liên tục các phong trào. Những tiếng vỗ tay hay phát biểu phong trào có thể
gây xao lãng nội dung buổi hội nghị của bạn.
Trên đây là những nguyên tắc chung để bạn có thể tổ chức và
giữ buổi hội nghị truyền hình thành công và đạt hiệu quả.
Xem thêm tại đây.
Xem thêm tại đây.
Giải pháp hội nghị truyền hình chất lượng, giá cả hợp lý nhất
(028).6251.5922 hoặc Hotline:
0914.260.777
baoantelecom.com /
hoinghitruyenhinh.net.vn / polycomvietnam.net
